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RPAの基本編
こんにちは、長苗印刷株式会社 SWFチームです。
私たち日頃、お客様からのご相談や、社内フローを横断してシステムの改善や業務効率化を図り、生産性を上げていく使命の下に、日々、邁進しております。
昨今のDX化の流れの中で、何の、どんな業務が効率化を図れるのか、省人化はしたいけど今の仕事がなくなるのは嫌だという本音と建前の間で揺れ続け、お困りではありませんか? 最早「DX疲れ」という言葉が示す通り、「取り組みんでいるけれどいろんな壁が立ちはだかり一向に進まない」とか、「システムを導入したけど上手く活用できていない」というのが実情、という方も多いのではないでしょか。
そこで、私たちが行ってきた数知れぬプログラムの中から、実際の事例と効果など、DXを進めるうえで重要な役割を担うRPAについて、シリーズでお届けして行きます。
初回は、RPA(Robotic Process Automation)とはどんなものか、基本の仕組みと解説、DXを推進する上でRPAが果たす役割と重要性について、RPAの進化と現代ビジネスへの応用範囲の広がりを解説していきます。
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RPAとは 基本と仕組みの解説
DXを推進する上でRPAが果たす役割と重要性
RPAの進化と現代ビジネスへの応用範囲の広がり
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RPA(Robotic Process Automation)は、ロボティック・プロセス・オートメーションと呼ばれる自動化技術の一つです。 RPAは、ソフトウェアロボット(ボット)を用いて、これまで人間が行ってきたルーチンな業務やタスクを自動的に実行することにより、人手で行う作業を機械的に代替し、作業の効率化や品質向上、生産性の向上などを実現します。
例えば、これまでも工場などの生産現場では自動化が進んでおり、生産ラインのなかで人間にかわって産業用ロボットが生産業務を行っています。しかしオフィス業務においては、ERP(基幹系情報システム)などの業務システムがあっても、それを人間が手作業で行う操作が少なくありませんでした。ここにRPAを導入することで、これまで人間にしかできなかったオフィス業務の作業を、ソフトウェアのロボットが代行することが可能になります。
ボットは、スクリプトやマクロなどのプログラムを使って、人間が行うような作業を模倣することで動作します。ユーザーインターフェイスに表示される画面を視覚的に認識し、キーボード入力やマウス操作を手順通り行います。その指示を出すための専門的なプログラミングスキルは不要であり、非常に使いやすい自動化技術となっています。
RPAは、ルールベースの自動化とも呼ばれ、特定の業務ルールに基づいて作業を行います。例えば、特定のデータが入力されたら特定の処理を行うなど、決められたルールに従って業務を自動化します。これにより、人間が繰り返し行う単純かつ定型的な作業をボットに任せることで、従業員の負荷を軽減し、より戦略的なタスクに集中する時間を確保することができます。
RPAの導入により、企業は業務プロセスの効率化やコスト削減を実現するとともに、高い精度と継続性を持った業務実行が可能となります。決定の迅速化、カスタマーサービスの向上など、多くのメリットが得られるとされています。
また、初期のRPAはルールベースの自動化でしたが、現在のRPAは人工知能(AI)と統合されることで更なる進化を実現しています。AI技術を置くことで、RPAはより複雑なタスクや、クラウドとの連携が容易になりました。複数のシステム間でのデータ入力や取りまとめ、帳票処理、請求書作成、カスタマーサービスなど、様々な業務を自動化できるようになっています。自動化のレベルが進んでいますので、企業は必要に応じて拡張することができます。
RPAの進化により、企業は業務の効率化と生産性の向上だけでなく、データの正確性や品質の向上、顧客体験の向上など、多くの利益を得ることができます。 RPAはますます重要な自動化技術です。
RPAは特定のアプリケーションやシステムに対する操作だけでなく、異なるアプリケーション間の情報の受け渡しや統合も可能です。従って、RPAは幅広い業界や業務に適用され、効率向上やエラー削減などの効果をもたらします。
当社の初期の事例を簡単にご紹介します。
・人的に行っていた毎朝6時のメール配信をロボットで自動配信
・営業から指示書が紙で来た際に受注№付きフォルダを自動作成
・Webでの本申込を確認し、通知あればアラート
・コンソールのログを自動収集
・在庫保管の番号、製品名連動システム用情報処理
・Webより受注ログを書き出し、請求書、発送伝票プログラムへデータ送付
・各工程の日々の大量な指示書の自動出力
・スプレッドシートのスケジュールから、週間予定表に自動入力
・同様に営業各自の予定を指定日に自動でまとめる
・営業が見積もった予算の増減を確認して予算内であれば自動検収する
・リストの顧客名にホームページをリンクさせる
・指示書に対して価格の自動検収
・経理で2時間かかっていた入金の突合作業を10秒に短縮 …
もちろんRPAだけでなく、効率化を図れる無料ツールも上手く組み合わせながらこれらを進めた結果、導入1年目から数千時間分の作業と、それにかかる膨大なコストが削減でき、大幅な効率化が図れました。
進め方として、最初からDXやRPAですべての業務を効率化するという大テーマで進めるのではなく、身の回りの定型業務や繰り返し業務=手間だけがかかる面倒くさい業務の見直しからはじめてみることが、成功への近道です。
DXは、組織がデジタルテクノロジーやデータを活用してビジネスプロセスやカスタマーエクスペリエンスを改善するプロセスです。RPAは、DXを推進する上で重要な役割のツールです。
総じて、RPAはDXを推進する上で非常に重要な役割を担います。デジタルトランスフォーメーションの目標である効率化、品質向上、柔軟性の確保、データ活用などをしっかりと確保し、従業員の取り組みを向上させ、競争力を強化するためのツールとして活用されます。
RPAは、その進化とともに現代ビジネスへの応用範囲が見えてきました。最初は単純なタスクの自動化から始まりましたが、現在ではさまざまな業界や業務領域で利用されています。
このような進化と広範囲な広がりにより、RPAはタスクの自動化を超えて、ビジネスプロセス全体の効率化や改善に大きく貢献します。
具体的な方策を適用することで、RPA導入における障害や対処を克服し、効果的な自動化を実現することができます。それには組織全体での理解と協力、柔軟な対応が成功の鍵となります。
次回は、業務効率化におけるRPAの利点と活用方法などについて解説いたします。
長苗印刷株式会社 SWFチーム